Découvrez un aperçu des fonctionnalités qui vous sont proposées
en tant que syndic professionnel ou syndic bénévole

 
 
 
     
 
 
     
 
   LA COMPTABILITÉ DE LA COPROPRIÉTÉ   
 
     
 
Le logiciel exécute la majorité des écritures comptables mais certaines doivent être saisies par le syndic.
 
     
 

   Saisir une écriture (des exemples en fin de page)   

 

Avec comptacop.fr, vous saisissez facilement toutes les opérations comptables des opérations courantes et visualisez ensuite l'ensemble des comptes de la copropriété.

 

- Les travaux de maintenance compris dans le budget prévisionnel se traitent ici : article 45 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967

- Les travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles dont les dépenses ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel se traitent à la rubrique «Les travaux / Les avances ».

 

L'enregistrement assisté des opérations concernant les règlements d'appels de fonds par les copropriétaires facilite votre gestion quotidienne.

 

   Consulter   

 

Les opérations apparaissent dans les divers journaux associés.

Vous pouvez également consulter l'ensemble des comptes à travers de nombreuses rubriques, telles que le grand livre, les balances etc ..

 

   Rapprochement bancaire   

 

Vous contrôlez les opérations avec facilité.

 

   Les tantièmes (millièmes)    

 

Rappel de l'article 10 de Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis :

 

« Les copropriétaires sont tenus de participer aux charges entraînées par les services collectifs et les éléments d'équipement commun en fonction de l'utilité que ces services et éléments présentent à l'égard de chaque lot.

 

Ils sont tenus de participer aux charges relatives à la conservation, à l'entretien et à l'administration des parties communes et de verser au fonds de travaux mentionné à l'article 14-2 la cotisation prévue au même article, proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots, telles que ces valeurs résultent des dispositions de l'article 5.

 

Le règlement de copropriété fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges.

Tout règlement de copropriété publié à compter du 31 décembre 2002 indique les éléments pris en considération et la méthode de calcul permettant de fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges  ».

 

Les clefs de répartition correspondent donc à l'affectation de charges distinctes qui elles même sont ensuite divisées en tantièmes (millièmes le plus souvent) de lots.

 

Il faut distinguer les charges générales et les charges spéciales : dans ce cas précis il s'agit de deux clefs de répartition distinctes .

 

1) Les charges générales sont relatives à la conservation à l'entretien et l'administration des parties communes : ravalement, réfection de toiture, nettoyage, assurance, les frais entraînés par la tenue des  Assemblée Générales, les honoraires du syndic....

Elles sont réparties proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leur lot (le tantièmes ou millième le plus souvent).

 

Il s'agit donc d'une clef de répartition qui ensuite est divisée en tantièmes de lots.

 

2) Les charges spéciales liées au fonctionnement usuel des services collectifs et aux éléments d'équipement commun : ascenseur, boites aux lettres, chauffage collectif, vide-ordures...

Elles sont réparties en fonction du critère de l ' utilité que ces services et éléments présentent à l ' égard de chaque lot.

Il s'agit d'une appréciation de l'utilité objective de ces services, par rapport à la situation générale de chaque lot et non en fonction de l'usage réel du service ou de l'équipement commun. Ainsi « Utilité n'équivaut pas à usage effectif ».

 

Là encore, Il s'agit d'une clef de répartition qui ensuite est divisée en tantièmes de lots.

 

Si une copropriété possède plusieurs bâtiments, une clef de répartition sera généralement associée à chaque bâtiment.

 

Une copropriété dispose donc généralement de plusieurs clefs de répartitions, divisées ensuite en tantièmes (millièmes) de lots.

 

Une fois les clefs de répartitions définies ainsi que les tantièmes de lots affectés, il faut saisir le budget  : il est établi en fonction de chaque clef de répartition car les charges ne sont pas les mêmes d'une clef à l'autre.

 
     
 

   Les exercice comptables    


Vous pouvez gérer facilement les exercices et accéder aux 5 annexes de gestion (cloture des comptes).

 
     
 

   Les budgets   


Préparez avec facilité les budgets, qu'il s'agisse des opérations courantes ou des travaux / exceptionnel.

 
     
 

   Les appels de fonds   

 

L'ensemble des appels de fonds en vu d'alimenter le compte n° 701 «Provisions sur opérations courantes» du budget prévisionnel s'effectue au moyen de la rubrique « Les appels de fonds », au même titre que les dépenses de travaux non comprises dans le budget prévisionnel.

 
     
 

   La clôture de l'exercice, la régularisation des charges et les annexes   

 

Grâce à comptacop.fr, la pré-clôture des comptes correspondant à la régularisation des charges, ainsi que les 5 annexes obligatoires vous aideront à préparer en toute quiétude la clôture de chaque exercice.

 

- Annexe 1 : Situation financière et trésorerie de la copropriété après répartition.

- Annexe 2 : Comptes de gestion et budget prévisionnel.

- Annexe 3 : Charges pour opérations courantes.

- Annexe 4 : Compte de gestion pour travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel votés et clôturés
  à la fin de l'exercice.

- Annexe 5 : Etat des travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l'Exercice.

 

   La balance de reprise   

 

En cas de reprise d'une comptabilité, vous pourrez facilement reporter les soldes des comptes dédiés aux opérations courantes.

 
     
 

   TVA   

 

Vous pouvez saisir la TVA payée sur les charges de copropriété.

 
     
 

   Les charges récupérables   

 

Le montant des charges récupérables sur le locataire peut également être saisi et consulté.

Liste des charges récupérables : Décret n°87-713 du 26 août 1987

 
     
 
   Les principes de la comptabilité de copropriété   
 
     
 

La comptabilité de copropriété est une "comptabilité d'engagement " c'est à dire qu'il s'agit d'enregistrer en temps réel, et donc au fur et à mesure, l'ensemble des opérations : réception de facture, paiement de facture, envoi des appels de fonds, règlement des appels de fonds etc.

 
     
 
Il s'agit également d'une comptabilité dite "en partie double" c'est à dire qu'une opération est inscrite à la fois au débit et au crédit pour le même montant.
 
     
 

Il existe 5 classes de comptes (arrêté comptable du 14 mars 2005), à savoir :

- Classe 1 : avances, provisions, subventions et emprunts

- Classe 4 : comptes de copropriétaires et de tiers

- Classe 5 : les comptes financiers (les disponibilités financières de la copropriété)

- Classe 6 : les comptes de charges (dépenses d'entretien ou de réparation)

- Classe 7 : les comptes de produits (appels de fonds, subvention, produits financiers)

 
     
  Les comptes du syndicat : arrêté du 14 mars 2005  
  Les comptes du syndicat : décret n° 2005-240 du 14 mars 2005  
     
 
   Les écritures comptables courantes de la comptabilité de copropriété   
 
     
 
La plupart des écritures sont exécutées automatiquement par le logiciel : enregistrement des appels de fonds, relevés des compteurs des copropriétaires, travaux, avances, écritures de règularisation de fin d'exercice, reports à nouveau etc ..
 
     
 
Compte banque : les écritures de banque en comptabilité sont inversées par rapport au relevé bancaire, c'est à dire que le compte banque en comptabilité sera normalement débiteur si le compte en banque du syndic est créditeur, et inversement.
 
     
     
 
   Enregistrement du règlement d'un copropriétaire (par chèque ou virement bancaire)   
 
     
 
  Lors d'une remise d'un chèque à l'encaissement, vous pouvez débiter directement le compte banque sans passer par un autre compte
  intermédiaire qui surchargerait inutilement le travail du syndic (double écritures) et n'est d'ailleurs pas prévu dans la nomenclature des
  comptes du syndicat des copropriétaires (arrêté du 14 mars 2005).
 
 
Date
N° compte
 Intitulé du compte
n° clef
Débit 
Crédit 
02/01/2017
512
 Banque (ou autre compte bancaire 512xxx)
 
358,40 
 
450001
 Copropriétaire DURAND
 
 
358,40 
Règlement appel de fonds DURAND 1er trimestre
 
 
     
     
     
 
   Enregistrer des écritures d'achat / charge (eau par exemple)   
 
     
 
  1. Réception de la facture à payer. Saisie de la clef de répartition correspondant à la facture.
 
 
05/01/2017
601
 Eau
n° clef
300,00 
 
40xxx
 VEOLIA (par exemple ou 401 "Factures parvenues")
 
 
300,00 
Facture d'eau VEOLIA du
 
 
     
 
  2. Règlement de la facture à payer.
 
 
07/01/2017
40xxx
 VEOLIA (par exemple ou 401 "Factures parvenues")
 
300,00 
 
512
 Banque (ou autre compte bancaire 512xxx)
 
 
300,00 
Règlement facture d'eau VEOLIA du
 
 
     
     
     
 
   Facturer un copropriétaire (par exemple une fourniture ou un service particulier)   
 
     
 
  1. Imputer la facture au copropriétaire. Saisir la clef de répartition correspondant afin de réduire la dépense sur les autres
      copropriétaires.
 
 
10/01/2017
450001
 Copropriétaire DURAND
 
60,00 
 
60
 Achat de matières ou fournitures (ou autres)
n° clef
 
60,00 
Facturation fourniture à DURAND
 
 
     
 
  2. Enregistrement du règlement (par chèque ou virement bancaire).
 
 
10/01/2017
512
 Banque (ou autre compte bancaire 512xxx)
 
60,00 
 
450001
 Copropriétaire DURAND
 
 
60,00 
Règlement fourniture DURAND
 
 
 
     
     
     
 
   Facturer des frais de relance à un copropriétaire (par exemple un retard de paiement d'un appel de fonds)   
 
     
 
  1. Enregistrement des frais. Saisir la clef de répartition correspondant.
 
 
15/01/2017
450001
 Copropriétaire DURAND
 
10,00 
 
71
 Autres produits
n° clef
 
10,00 
Relance de paiement appel de fonds 1er trimestre DURAND
 
 
     
 
  2. Enregistrement du règlement (par chèque ou virement bancaire).
 
 
15/01/2017
512
 Banque (ou autre compte bancaire 512xxx)
 
10,00 
 
450001
 Copropriétaire DURAND
 
 
10,00 
Règlement frais de relance DURAND
 
 
 
     
     
     
 
   Rembourser un copropriétaire (achat de fournitures par exemple)   
 
     
 
  1. Enregistrement de la dépense. Saisir la clef de répartition correspondant.
 
 
      ! Attention ! On ne passe pas directement par le compte du copropriétaire.
 
 
17/01/2017
606
 Fournitures
n° clef
50,00 
 
462
 Créditeurs divers
 
 
50,00 
Achat de fournitures par DURAND
 
 
     
 
  2. Enregistrement du remboursement (par chèque ou virement bancaire).
 
 
17/01/2017
462
 Créditeurs divers
 
50,00 
 
512
 Banque (ou autre compte bancaire 512xxx)
 
 
50,00 
Remboursement de fournitures à DURAND
 
 
 
     
     
     
 
   Enregistrement des produits financiers perçus sur des placements par exemple   
 
     
 
  Saisir la clef de répartition correspondant
 
 
Date
N° compte
 Intitulé du compte
n° clef
Débit 
Crédit 
20/01/2017
512
 Banque (ou autre compte bancaire 512xxx)
 
200,00 
 
716
 Produits financiers
n° clef
 
200,00 
Intérêts sur placement ...
 
 
     
     
     
 
   Paiement d'un salaire (concierge par exemple)   
 
     
 
  1. Enregistrement du salaire et des charges salariales (Les montants sont fictifs)
 
 
     Saisir la clef de répartition correspondant
 
 
30/06/2017
641
 Salaires (brut du concierge)
n° clef
1485,00 
 
431xxx
 Sécurité sociale
 
 
119,00 
432xxx
 Autres organismes sociaux (chômage)
 
 
36,00 
432xxx
 Autres organismes sociaux (retraite)
 
 
58,00 
432xxx
 Autres organismes sociaux (Prévoyance)
 
 
2,00 
432xxx
 Autres organismes sociaux (CSG - CRDS)
 
 
117,00 
421
 Rémunérations dues (net du concierge)
 
 
1153,00 
Salaire concierge DUPONT du 30/06/2017
 
 
     
 
  2. Enregistrement des charges patronales (Les montants sont fictifs)
 
 
     Saisir la clef de répartition correspondant
 
 
30/06/2017
642
 Charges sociales et organismes sociaux
n° clef
275,00 
 
431xxx
 Sécurité sociale
 
 
122,00 
432xxx
 Autres organismes sociaux (chômage)
 
 
62,00 
432xxx
 Autres organismes sociaux (retraite)
 
 
87,00 
432xxx
 Autres organismes sociaux (Prévoyance)
 
 
2,00 
432xxx
 Autres organismes sociaux (autres)
 
 
2,00 
Charges patronales salaire concierge DUPONT du 30/062017
 
 
     
 
  3. Enregistrement du paiement du salaire à la date de paie (par chèque ou virement bancaire).
 
 
30/06/2017
421xxx
 Rémunérations dues
 
1153,00 
 
512
 Banque (ou autre compte bancaire 512xxx)
 
 
1153,00 
Paiement du salaire de juin 2017 à DUPONT
 
 
 
     
 
  4. Enregistrement du paiement des charges à la sécurité sociale et aux organismes sociaux : un règlement par organisme.
 
 
30/06/2017
431 et 432
 Soldez les comptes et faire un règlement à chaque organisme
 
607,00 
 
512
 Banque (ou autre compte bancaire 512xxx) : Total des règlements
 
 
607,00 
Paiement des charges URSSAF / organismes ...