LES OPÉRATIONS COURANTES DE GESTION DE LA COPROPRIÉTÉ
Saisir une écriture comptable :
La plupart des écritures de comptabilité de copropriété sont réalisées automatiquement. Certaines opérations nécessitent toutefois l'intervention du syndic.
Avec le logiciel de copropriété COMPTACOP, le syndic saisit facilement toutes les opérations comptables des opérations courantes du budget prévisionnel et visualise ensuite l'ensemble des comptes de la copropriété.
Consulter :
Les opérations comptables de la copropriété apparaissent dans les divers journaux associés.
Le syndic de copropriété peut également consulter l'ensemble des comptes à travers de nombreuses rubriques, telles que le grand livre, les balances etc ..
Rapprochement bancaire :
Le syndic contrôle les opérations bancaires avec facilité.
Les budgets :
Préparez les budgets de la copropriété, qu'il s'agisse des opérations courantes ou des travaux / exceptionnel.
Gérez :
- les tantièmes des copropriétaires et les clefs de répartition de la copropriété,
- les exercices comptables.
La clôture de l'exercice et les annexes comptables :
Grâce au logiciel de copropriété COMPTACOP, la pré-clôture des comptes ainsi que les 5 annexes obligatoires vous aideront à préparer en toute quiétude la clôture de chaque exercice.
- Annexe 1 : Situation financière et trésorerie de la copropriété après répartition.
- Annexe 2 : Comptes de gestion et budget prévisionnel.
- Annexe 3 : Charges pour opérations courantes.
- Annexe 4 : Compte de gestion pour travaux, article 14-2 et opérations exceptionnelles, hors budget prévisionnel votés et clôturés en fin d'exercice.
- Annexe 5 : Etat des travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l'Exercice.
- Relevés des dépenses.
La balance de reprise des soldes :
En cas de reprise d'une comptabilité, vous pourrez reporter les soldes des comptes dédiés aux opérations courantes.
TVA :
Vous pouvez saisir la TVA payée sur les charges de copropriété.
Les charges locatives récupérables :
Le montant des charges récupérables sur le locataire peut également être saisi et consulté à tout moment.
Les relevés des compteurs individuels des copropriétaires :
Procédez aux relevés des compteurs eau froide, eau chaude, chauffage et électricité.
LES TRAVAUX DE LA COPROPRIÉTÉ
Gestion des comptes de la classe 1 et dépenses non comprises dans le budget prévisionnel
(travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles)
Dans cette rubrique, le logiciel de copropriété COMPTACOP permet au syndic de gérer l'ensemble des comptes de la classe 1 et de visualiser, par lots et par dossiers, la nature des opérations et les soldes comptables.
- 1031 Avances de trésorerie
- 1032 Avances travaux article 18, 6° alinéa de la loi - TRAVAUX NON VOTÉS
- 1033 Autres avances
- 102 Provisions pour travaux décidés
- 105 Fonds de travaux
- 131 Subventions accordées en instance de versement
Les emprunts de la copropriété :
La création du dossier « Emprunt » permet d'enregistrer la réception du prêt, de payer les annuités à la banque, de gérer les appels d'annuités des propriétaires concernés et d'ajuster les appels de fonds des travaux correspondants.
La balance de reprise des soldes :
En cas de reprise d'une comptabilité, vous procédez facilement aux reports des soldes des dossiers travaux existants.
La balance de reprise des travaux votés (art 14-2 et opérations exceptionnelles) met également à jour le dossier subvention ou emprunt s'il existe.
LES APPELS DE FONDS DE LA COPROPRIÉTÉ
Les appels de fonds de l'exercice :
Avec le logiciel de copropriété COMPTACOP, le syndic gère facilement l'ensemble des appels de fonds auprès des copropriétaires, qu'il s'agisse des opérations courantes, des travaux, des emprunts et des relevés des compteurs.
Editer :
Vous pouvez éditer les appels de fonds et les envoyer aux copropriétaires par courrier mais également par email.
Règlements des appels de fonds :
Les règlements des copropriétaires sont automatisés afin de simplifier votre gestion quotidienne.
Grâce au logiciel de copropriété COMPTACOP, tout est fait pour faciliter la vie de la copropriété et du syndic.
LA COMPTABILITÉ DE LA COPROPRIÉTÉ
C'est la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 qui fixe le statut de la copropriété des immeubles bâtis Consulter la loi n° 65-557 du 10/07/65
Depuis 2006, les copropriétés doivent adopter les règles comptables directement issues de celles des entreprises. La loi SRU (Solidarité et Renouvellement urbains) du 13 décembre 2000, a modifié la loi du 10 juillet 1965 relative aux copropriétés qui régit la comptabilité de la copropriété.
Selon l'article 14-3 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, la comptabilité de la copropriété est une comptabilité d'engagement :
" Les comptes du syndicat comprenant le budget prévisionnel, les charges et produits de l'exercice, la situation de trésorerie, ainsi que les annexes au budget prévisionnel sont établis conformément à des règles comptables spécifiques fixées par décret. Les comptes sont présentés avec comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé.
Les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement. L'engagement est soldé par le règlement. "
La comptabilité de la copropriété est également une comptabilité dite "en partie double" c'est à dire qu'une opération est inscrite à la fois au débit et au crédit pour le même montant.
L'exception concerne un syndicat comportant moins de dix lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 Euros. Dans ce cas, ses engagements peuvent être constatés en fin d'exercice.
Le logiciel syndic de copropriété COMPTACOP vous apporte toutes les garanties d'une bonne gestion de votre comptabilité.
Consultez les règles comptables, le champ d'application, les obligations du SYNDIC dans la tenue de la comptabilité et les règles de présentation des comptes aux copropriétaires La gestion comptable des copropriétés
Les comptes du syndicat :
Consulter l'arrêté du 14 mars 2005
Les comptes du syndicat : Consulter le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005
LES MISSIONS ET RESPONSABILITÉS DU SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ
L'article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis précise les principales missions du syndic.
Cet article a fait l'objet de profondes modifications depuis l'introduction de la loi ALUR intervenue en 2014 Consulter l'article 18 de la loi de 1965
LE CONTRAT TYPE DE SYNDIC
Le cadre règlementaire du contrat type de syndic est défini par « l'article 18-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et à l'article 29 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour son application, modifié par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 ».
Le contrat est consultable en annexe 1 Consulter le contrat type de syndic
ÉVOLUTION DE LA LÉGISLATION DANS LA GESTION DE COPROPRIÉTÉ
2020
ÉCHEANCE DU CONTRAT DE SYNDIC - CORONAVIRUS COVID 19 :
- Article 22 de l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020
L'ordonnance vise à permettre la pérénité dans la gestion des copropriétés.
"Par dérogation aux dispositions de l'article 1102 et du deuxième alinéa de l'article 1214 du code civil et de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu'à la prise d'effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d'effet intervient au plus tard le 31 janvier 2021.
La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement dans les conditions définies à l'alinéa précédent.
Les dispositions des précédents alinéas ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de la présente ordonnance, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020."
DÉMATÉRIALISATION DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES JUSQU'AU 31 JANVIER 2021 - CORONAVIRUS COVID 19 :
Jusqu'au 31 janvier 2021, le syndic peut prévoir une assemblée générale (AG) sans participation physique des copropriétaires.
Les copropriétaires pourront participer aux AG par visioconférence ou part tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification et pourront également voter par correspondance.
Les modalités de convocation et de tenue des AG figurent dans les articles 22-2 à 22-5 de l'ordonnance 2020-304 du 25 mars 2020 qui entrent en vigueur le 1er juin 2020. Article 22-2
Article 22-3
Article 22-4
Article 22-5
LOI MOBILITÉ : elle vise à moderniser les moyens de transport et à les rendre plus "verts".
- Elle facilite les travaux permettant le stationnement sécurisé des vélos.
L'autorisation donnée à un ou plusieurs copropriétaires d'effectuer à leurs frais les travaux permettant le stationnement sécurisé des vélos dans les parties communes, sous réserve que ces travaux n'affectent pas la structure de l'immeuble, sa destination ou ses éléments d'équipement essentiels et qu'ils ne mettent pas en cause la sécurité des occupants, est prise à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés à l'assemblée générale (article 24 de la loi du 10 juillet 1965).
- Le droit à la "prise électrique".
Dès le 27 décembre 2019, un copropriétaire ou le syndicat des copropriétaires ne peuvent plus s'opposer à l'équipement de la copropriété en bornes de recharge des véhicules électriques ou hybrides, lorsqu'un locataire en fait la demande, sauf « motif légitime et sérieux ».
Un motif légitime et sérieux concerne un pré-équipément en installations de bornes de recharge des véhicules électriques ou hybrides lors de la construction de l'immeuble ou d'une décision d'équipement déjà prise en AG et en attente de réalisation.
- Bornes de recharge des véhicules électriques et hybriques.
Lorsque les copropriétés disposent de parkings sécurisés privatifs non équipés de bornes de recharge des véhicules électriques ou hybrides, le syndic doit inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question de la réalisation d'une étude préalable sur l'utilité de s'équiper de ces bornes.
Cette question doit être inscrite à l'ordre du jour des assembles générales convoquées à compter du 1er mars 2020.
Puis le syndic doit inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question de la réalisation des travaux, et dans le cas contraire, des copropriétaires peuvent demander son inscription, les travaux étant alors réalisés à leurs frais.
La question portant sur la réalisation des travaux doit être inscrite à l'ordre du jour des assembles générales avant le 1er janvier 2023.
LOI ELAN : ordonnance du 30 octobre 2019 n°2019-1101 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis.
La plupart des dispositions est prévue au 1er juin 2020. Consulter l'ordonnance
Ce qui est visé (non exhaustif) :
- Le syndicat des copropriétaires : regroupe l'ensemble des copropriétaires.
- son rôle n'est plus seulement de veiller à la bonne administration des parties communes, mais aussi d'œuvrer en vue de leur amélioration.
- Le syndic :
- A l'obligation de transmettre les pièces demandées par le conseil syndical dans un délai maximal d'un mois. Passé ce délai, le syndic est assujetti à des pénalités.
- En cas de changement, l'ancien syndic doit assurer dans un délai de 15 jours la transmission des documents, situation de trésorerie et références bancaires au nouveau syndic.
- Dans les petites copropriétés, un copropriétaire peut devenir syndic non-professionnel. Cette notion remplace celle de syndic bénévole et syndic coopératif.
- Le contrat de syndic peut être d'une durée d'un an par exemple, la durée de trois ans disparaît. Le contrat peut être résilié trois mois avant son échéance sans indemnisation.
- Le syndic peut percevoir une rémunération complémentaire pour des prestations qui ne sont pas issues de la gestion courante.
- Le conseil syndical :
- Les ascendants et descendants d'un copropriétaire de l'immeuble peuvent devenir membres du conseil syndical.
- L'Assemblée générale des copropriétaires peut déléguer au conseil syndical le pouvoir de prendre des décisions à sa seule initiative sans recourir à un vote à la majorité simple (article 24 de la loi du 10 juillet 1965). Dans ce cas, les décisions du conseil syndical sont ensuite prises à la majorité de ses membres. La durée de cette délégation est de deux ans au maximum et le syndicat des copropriétaires doit souscrire un contrat d'assurance responsabilité civile pour tous des membres du conseil syndical. La délégation peut également autoriser le Président du Conseil Syndical d'exercer une action en justice contre un syndic défaillant.
- L'assemblée générale :
- Les votes par correspondance sont pris en compte au même titre que les personnes présentés ou représentées.
- Les règles de vote qui nécessitent la majorité absolue sont assouplies.
- Recouvrement des charges : les dettes d'un copropriétaire peuvent être payées sur les meubles garnissant les lieux appartenant au copropriétaire ainsi que sur les sommes dues par le locataire à son bailleur.
2019
Assemblée Générale
L'article 6 du décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 renvoie à l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 lequel permet désormais :
- de voter par correspondance,
- d'assister à l'AG par visioconférence, audioconférence ou tout moyen de communication électronique permettant une identification du copropriétaire.
Pénalités applicables au syndic de copropriété pour retard de communication de pièces au conseil syndical :
Le décret 2019-503 du 23 mai 2019 fixe le montant minimal à 15 € par jour de retard les pénalités applicables au syndic de copropriété en cas d'absence de communication des pièces au conseil syndical.
Individualisation des frais de refroidissement et de chauffage dans les immeubles collectifs d'habitation :
La loi Élan complète l'article L241-9 du code de l'énergie et étend les obligations d'individualisation des frais de chauffage aux installations de centrales de froid des immeubles collectifs d'habitation.
Le décret 2019-496 du 22 mai 2019 fixe les modalités de la détermination individuelle de la quantité d'énergie consommée à répartir.
Immatriculation des syndicats de copropriétaires :
Toutes les copropriétés doivent dorénavant être immatriculées.
Fiche synthétique de la copropriété :
Désormais, la fiche synthétique doit être réalisée pour toutes les copropriétés.
Rappel de la règlementation : "Le syndic établit une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti, dont le contenu est défini par décret. Le syndic met à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année. Le syndic met cette fiche à disposition des copropriétaires."
DES JURISPRUDENCES DANS L'ADMINISTRATION DE LA COPROPRIÉTÉ (COUR DE CASSATION)
• Contestation de l'AG par un copropriétaire :
- Contester une assemblée générale ne suspend pas les obligations de payer les charges de copropriété Arrêt du 26 mars 2020
• Vente d'un lot de copropriété : obligation d'information du syndic dans l'état daté Arrêt du 20 juin 2019
• Responsabilité du syndicat des copropriétaires suite à des infiltrations Arrêt du 9 mai 2019
• AG : le syndic, saisi d'une demande d'inscription du copropriétaire, doit l'inscrire à l'ordre du jour Arrêt du 13 septembre 2018
• Défaut d'entretien de l'immeuble : responsabilité partagée syndicat des copropriétaires et syndic Arrêt du 21 décembre 2017
• Assemblée générale et mandat de syndic échu : c'est la date d'envoi des convocations qui compte Arrêt du 19 octobre 2017
• Le syndic de copropriété peut faire procéder de sa propre initiative à tous travaux urgents Arrêt du 6 juillet 2017
• Le règlement de copropriété peut donner une valeur contractuelle à l'état descriptif de division Arrêt du 6 juillet 2017
• Recouvrement des charges de copropriété par le syndicat des copropriétaires, représenté par le syndic Arrêt du 9 février 2017
• L'assemblée générale ne peut désigner qu'un seul syndic Arrêt du 22 septembre 2016
• Les membres du conseil syndical peuvent participer bénévolement à l'entretien de l'immeuble Arrêt du 22 septembre 2016
• Une Assemblée Générale ne peut approuver des comptes irréguliers Arrêt du 15 avril 2015
• Une Assemblée Générale ne doit délibérer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour Arrêt du 3 décembre 2015
• La réserve prévue au règlement de copropriété est remboursable en totalité au vendeur Arrêt du 27 mars 2013
